Instandhaltungscontrolling: monatlich steuern statt einmal im Jahr rechtfertigen

Instandhaltungscontrolling heißt, deine Abteilung jeden Monat an wenigen Zahlen zu steuern, die du beeinflussen kannst: Verfügbarkeit, Kosten je Anlage, der Anteil geplanter Arbeit gegenüber Störung. Steuern machst du monatlich. Rechtfertigen machst du einmal im Jahr, wenn das Budget verhandelt wird. Das ist der ganze Unterschied. Und es scheitert selten am Willen. Es scheitert am Werkzeug, das die Zahlen nicht monatlich und nicht je Maschine hergibt, sondern einmal im Jahr und über die ganze Kostenstelle gerechnet.

Die Kennzahl, die der Bildschirm nicht hergab

Ich wollte am Monatsende einfach meine Zahlen sehen. MTTR, MTBF, technische Verfügbarkeit, als Diagramm, auf einen Blick. Das System sollte das können, das war beim Kauf so gesagt worden. Also haben wir gesagt: gut, wir machen das. Ich habe dann einmal Ende Monat den Knopf gedrückt, und der Bildschirm ist schwarz geworden. Ich habe mich wieder bei den Herren gemeldet, und die Antwort war, die Datenmenge sei zu groß.

Das war übrigens nicht SAP, das war ein anderes ERP-System. Die Unterscheidung ist mir wichtig, weil das Muster nichts mit einem bestimmten Hersteller zu tun hat. Es hat damit zu tun, dass die Instandhaltung an so ein System einfach drangehängt wird. Für den Controller ist das super, der hat seine Buchungslogik und seine Kostenstellen. Für die Instandhaltung ist es nichts, weil sie die Zahlen, die sie zum Steuern braucht, nicht in der Form und nicht in der Zeit bekommt.

Mein Ausweg war der, den am Ende jeder nimmt: Gut, dann mache ich es in Excel. Excel wird nicht schwarz. Nur zeigt dir Excel eben keine Kosten je Maschine, keinen Trend über zwölf Monate, und am nächsten Monatsende klaubst du dieselben Zahlen wieder von Hand zusammen. Du hast dir eine Krücke gebaut neben dem System, das das eigentlich können sollte. Und eine Krücke steuert nichts, sie dokumentiert nur, dass dir das Werkzeug fehlt.

Controlling heißt steuern, nicht sich rechtfertigen

Es gibt diesen Rat, den man überall hört, wenn das Budget ansteht: "Macht einfach 20 Prozent mehr, sie streichen dir sowieso wieder 20 Prozent." Das ist bequem, und es ist falsch. Nicht, weil die Rechnung nicht aufgeht, sondern weil ich damit genau das aufgebe, worum es geht. Ich will jeden Monat wissen, wo ich stehe. Ein pauschaler Aufschlag sagt mir nichts darüber, ob eine Anlage gerade aus dem Ruder läuft oder ob ich im Plan bin. Er ist ein Verhandlungstrick, kein Steuerungsinstrument.

Rechtfertigen ist das Einmalige. Einmal im Jahr sitzt du der Geschäftsleitung gegenüber und erklärst, warum deine Abteilung ihr Geld wert ist. Diesen Teil, den Vorwurf "zu teuer" mit Zahlen vom Tisch zu räumen, habe ich an anderer Stelle beschrieben: Instandhaltungskosten senken, ohne an der Instandhaltung zu sparen. Hier geht es um das, was davor passiert, jeden Monat. Steuern heißt, die Abweichung zu sehen, solange du noch etwas tun kannst, und nicht erst, wenn das Jahr gelaufen ist. Wer monatlich steuert, muss sich am Jahresende kaum noch rechtfertigen, weil die Zahlen längst auf dem Tisch liegen.

Die wenigen Zahlen, an denen du monatlich steuerst

Der Fehler ist fast immer, zu viel sehen zu wollen. Ein Dashboard mit dreißig Kennzahlen steuert nichts, es beschäftigt dich nur. In den monatlichen Durchgang gehören die wenigen Zahlen, die du beeinflussen kannst und die dir eine Entscheidung abverlangen, wenn sie ausschlagen.

Das ist in den meisten Betrieben eine kleine Liste: die technische Verfügbarkeit der kritischen Anlagen, dahinter MTBF und MTTR als die beiden Größen, die sie bewegen, der Anteil geplanter Instandhaltung gegenüber Störung, die Instandhaltungsquote und die Kosten je Anlage. Die OEE ist für viele eine davon, sie ersetzt die anderen aber nicht und taugt nur, wenn du sie nicht schönrechnest. Die Definitionen stehen im Glossar, hier zählt nur, welche wenigen davon wirklich in deinen Durchgang gehören.

Wie du diese Zahlen überhaupt ins Team bekommst, ohne dass es als Kontrolle ankommt, ist eine eigene Sache und steht hier bewusst nicht noch einmal: Kennzahlen in der Instandhaltung einführen, ohne das Team gegen sich aufzubringen. Dieser Artikel setzt eine Ebene später an. Die Zahlen sind da. Jetzt geht es darum, sie jeden Monat so anzuschauen, dass du daraus eine Entscheidung ableitest.

Kosten je Anlage statt Gießkanne

Die Zahl, an der sich alles entscheidet, sind die Kosten je Anlage. Nicht je Kostenstellengruppe, je Anlage. Eine Kostenstellengruppe sagt dir, dass die Instandhaltung im letzten Monat so und so viel gekostet hat. Damit kannst du nichts anfangen, außer dich zu erschrecken. Erst wenn die Kosten je Maschine zugeordnet sind, siehst du, ob eine bestimmte Anlage dich im dritten Monat in Folge Geld kostet, und erst dann kannst du entscheiden, ob sich die nächste Reparatur noch lohnt oder ob die Maschine raus muss.

Dass das in vielen Systemen nicht sauber herauskommt, hat einen banalen Grund. Die Buchhaltung bucht im Zweifel auf die Instandhaltung. Wenn nicht klar ist, wohin eine Position gehört, landet sie bei uns. Deshalb wirken die Instandhaltungskosten oft höher, als sie sind, und deshalb zeigt dir die Gruppensumme ein verzerrtes Bild. Die Zuordnung je Anlage ist die einzige Art, aus einer Pauschale wieder eine steuerbare Zahl zu machen. Sie ist auch die, die das Controlling will, wenn es ehrlich ist: die feine Aufschlüsselung, nicht die Gießkanne.

Warum ROI die falsche Sprache ist

Irgendwann kommt jemand und will einen ROI auf die Instandhaltung sehen. Das ist fast nicht zu rechnen. Ich habe es mit Opportunitätskosten probiert, mit verhinderten Ausfällen, und am Ende akzeptiert es die Gegenseite ohnehin nicht, weil die Annahmen immer angreifbar sind. Die Geschäftsleitung will in Wahrheit auch keinen ROI. Sie will den Trend und die Abweichung: Läuft es besser oder schlechter als im Vormonat, und wo genau.

Dazu kommt, dass wir in der Instandhaltung immer in der Vergangenheit arbeiten. Wir können nur auswerten, was passiert ist, und schauen, wo sich ein Fehler abstellen lässt. Wenn nichts dokumentiert ist, steht auch nichts da, und dann gibt es nichts zu steuern. Genau deshalb ist die erzwungene Abschluss- und Kostendokumentation kein Bürokram, sondern die Voraussetzung dafür, dass der monatliche Durchgang überhaupt etwas hergibt. Die eigentliche Verteidigung gegenüber der Geschäftsleitung führst du dann mit diesen Zahlen, und wie das geht, steht im Artikel zu den Instandhaltungskosten. Die Monatszahlen laufen am Ende auf die Jahresziele zu, aber das ist der Jahresrhythmus. Gesteuert wird monatlich.

Wo Software hilft, und wo nicht

Ein gutes System nimmt dir die Handarbeit ab, nicht die Entscheidung. Es liefert die wenigen Zahlen monatlich und je Anlage, ohne schwarzen Bildschirm und ohne dass du am Monatsende wieder in Excel zusammenklaubst, was das ERP nicht hergibt. Es hält den Trend über zwölf Monate, statt dass du dir die Vormonate aus alten Dateien suchst. Das ist die halbe Miete, und es ist die Hälfte, die heute in vielen Betrieben an der Krücke neben dem System hängt.

Die andere Hälfte bleibt bei dir. Ob eine Maschine, die dich das dritte Mal Geld kostet, repariert oder ersetzt wird, entscheidet keine Software. Das entscheidet der Instandhaltungsleiter, mit seiner Kenntnis der Anlage und des Prozesses. In über 20 Jahren habe ich keine Zahl erlebt, die diese Entscheidung abgenommen hätte. Die Zahl macht die Entscheidung nur möglich und belegbar. Wenn du sehen willst, wie sich die wenigen Zahlen monatlich und je Anlage abbilden lassen, buch dir eine unverbindliche Demo.