Instandhaltungsquote: Instandhaltungskosten im Verhältnis zum Anlagenwert
Von Peter Krüsi · Instandhaltungs-Glossar
Definition
Die Instandhaltungsquote ist eine Kennzahl, die die jährlichen Instandhaltungskosten ins Verhältnis zu einer Bezugsgröße setzt, meist dem Wiederbeschaffungswert der Anlagen. Sie wird in Prozent angegeben und zeigt, welcher Anteil des Anlagenwerts pro Jahr in die Instandhaltung fließt. Damit macht sie den Instandhaltungsaufwand über Jahre und Standorte vergleichbar und liefert das kaufmännische Argument, um das Budget gegenüber der Geschäftsleitung zu begründen.
Inhalt
Wie die Instandhaltungsquote berechnet wird
Die Instandhaltungsquote ist die einfachste Formel im Instandhaltungscontrolling: die Instandhaltungskosten eines Jahres geteilt durch eine Bezugsgröße, mal hundert.
Instandhaltungsquote (%) = (Instandhaltungskosten pro Jahr / Wiederbeschaffungswert der Anlagen) × 100
Ein Rechenbeispiel: Kostet die Instandhaltung einer Anlage 60.000 Euro im Jahr und liegt ihr Wiederbeschaffungswert bei 2 Millionen Euro, ergibt sich eine Instandhaltungsquote von 3 Prozent. Die Zahl sagt für sich genommen wenig. Ihren Wert bekommt sie erst im Vergleich: gegen das Vorjahr, gegen eine baugleiche Anlage am anderen Standort, gegen den Aufwand seit der letzten Überholung.
Welche Bezugsgröße zählt
Die Bezugsgröße entscheidet, was die Quote aussagt, und sie ist der Punkt, an dem am meisten schöngerechnet wird.
- Wiederbeschaffungswert (WBW) der Anlagen — die gängigste und aussagekräftigste Bezugsgröße. Der WBW bleibt über die Jahre relativ stabil, also misst die Quote wirklich den Instandhaltungsaufwand und nicht die Schwankung der Bezugsgröße.
- Umsatz — weit verbreitet, weil die Zahl in jeder Bilanz steht. Der Haken: Bricht der Umsatz ein, steigt die Quote, obwohl an den Anlagen nichts teurer wurde. Sie misst dann die Konjunktur mit.
- Buchwert oder Anschaffungswert — sinkt mit der Abschreibung. Bei einer alten, abgeschriebenen Anlage wird die Quote optisch riesig, ohne dass mehr passiert.
Eine Instandhaltungsquote ohne genannte Bezugsgröße ist wertlos. Zwei Quoten sind nur vergleichbar, wenn beide auf derselben Basis gerechnet sind.
Abgrenzung: Quote und Instandhaltungskosten
Die Instandhaltungskosten sind die absolute Zahl, die Instandhaltungsquote setzt sie ins Verhältnis. Das ist der ganze Unterschied, aber ein wichtiger. Eine Million Euro Instandhaltungskosten klingt nach viel. Auf einen Anlagenpark von 50 Millionen bezogen sind das zwei Prozent, auf zehn Millionen bezogen zehn. Erst das Verhältnis ordnet die absolute Zahl ein.
Eine niedrige Quote ist dabei nicht automatisch gut. Wer die Instandhaltung so weit zusammenstreicht, dass die Anlagen häufiger stehen, senkt die Quote und zahlt die Differenz an anderer Stelle: über Ausfälle, Notreparaturen und verlorene Produktion. Was die Instandhaltung kostet, muss man deshalb immer gegen das lesen, was sie liefert: die technische Verfügbarkeit.
Was die Kennzahl in der Praxis bringt
Der eigentliche Zweck der Instandhaltungsquote ist die kaufmännische Übersetzung. Die Geschäftsleitung diskutiert nicht über Lagerbestände oder Wartungsintervalle, sie diskutiert über Prozente und Budgets. Die Quote bringt den Instandhaltungsaufwand in genau diese Sprache: Sie belegt, dass zwei oder drei Prozent des Anlagenwerts pro Jahr keine Verschwendung sind, sondern der Preis dafür, dass die Anlagen laufen.
Belastbar ist die Quote aber nur, wenn die Kosten sauber erfasst sind. Verschwinden Reparaturen, Ersatzteile und Fremdleistungen im großen Topf, lässt sich keine ehrliche Quote bilden. Dafür ist eine Instandhaltungssoftware da: Sie hält Wartung, Reparaturen und Ersatzteile je Anlage fest, sodass die Kosten pro Maschine und pro Jahr überhaupt erst greifbar werden. Wie man solche Kennzahlen ohne Widerstand ins Team bringt, steht in Kennzahlen in der Instandhaltung einführen.
Häufige Fragen
Was ist die Instandhaltungsquote?
Die Instandhaltungsquote ist eine Kennzahl, die die jährlichen Instandhaltungskosten ins Verhältnis zu einer Bezugsgröße setzt, meist dem Wiederbeschaffungswert der Anlagen, angegeben in Prozent. Sie zeigt, welcher Anteil des Anlagenwerts pro Jahr in die Instandhaltung fließt, und macht den Aufwand über Jahre und Standorte vergleichbar.
Wie berechnet man die Instandhaltungsquote?
Instandhaltungsquote = Instandhaltungskosten pro Jahr geteilt durch die Bezugsgröße, mal hundert. Beispiel: 60.000 Euro Instandhaltungskosten im Jahr bei einem Wiederbeschaffungswert von 2 Millionen Euro ergeben eine Quote von 3 Prozent.
Welche Bezugsgröße nimmt man für die Instandhaltungsquote?
Am aussagekräftigsten ist der Wiederbeschaffungswert der Anlagen, weil er über die Jahre stabil bleibt und die Quote so wirklich den Instandhaltungsaufwand misst. Auch der Umsatz oder der Buchwert werden genutzt, verzerren die Quote aber, sobald der Umsatz schwankt oder die Anlagen abgeschrieben sind. Zwei Quoten sind nur vergleichbar, wenn sie auf derselben Bezugsgröße beruhen.
Wie hoch sollte die Instandhaltungsquote sein?
Einen allgemeingültigen Zielwert gibt es nicht. Die sinnvolle Höhe hängt stark von Branche, Anlagenart und Anlagenalter ab. Aussagekräftig ist die Quote vor allem als Trend über die Zeit und im Vergleich vergleichbarer Anlagen, nicht als starre Vorgabe. Eine niedrige Quote ist nur dann gut, wenn die technische Verfügbarkeit nicht darunter leidet.
Was ist der Unterschied zwischen Instandhaltungsquote und Instandhaltungskosten?
Die Instandhaltungskosten sind die absolute Zahl, die Instandhaltungsquote setzt diese Zahl ins Verhältnis zu einer Bezugsgröße. Die absolute Summe allein sagt wenig, erst das Verhältnis zum Anlagenwert macht sie einordbar und über verschieden große Anlagenparks vergleichbar.