Schwachstellenanalyse in der Instandhaltung: die gefährlichste Schwachstelle ist die, die als normal gilt

Eine Schwachstellenanalyse in der Instandhaltung findet die Anlagen und Bauteile, die systematisch die meiste Zeit, die meisten Störungen und das meiste Geld kosten — und zwar aus den Ausfalldaten, nicht aus dem Bauchgefühl. Sie beantwortet die Frage, welche Wiederholfehler du zuerst angehst. Die Ursache des einzelnen Fehlers klärt danach die Störungsanalyse, die Bedeutung einer Anlage bei Ausfall die Kritikalitätsanalyse. Das Ziel ist bei allen dasselbe: weg von der Feuerwehr, hin zur planbaren Arbeit.

Die Anlage, an der die Störungen als normal galten

Als ich in einem Werk angefangen habe, war die Instandhaltung zu 80 Prozent Störung und zu 20 Prozent geplante Arbeit. Jeder Instandhalter war dauernd im Stress, die Produktion war nervös, und zwischen beiden war böses Blut. Die Produktion sagte, die Instandhalter kriegen nichts richtig hin, wir sagten, die Produktion macht die Fehler. Eine Anlage stach heraus. An der liefen so viele Störungen auf, dass keiner mehr zusammengezuckt ist, rund 500 Störmeldungen, jede sauber quittiert, und alle haben sie als gegeben hingenommen. Das ging so, bis es hinten irgendwann geknallt hat, und dann hieß es: ist halt so bei der Anlage, das ist normal. Genau das ist der Denkfehler. Das ist nicht normal.

Wir haben angefangen, jede einzelne durchzugehen. Ein Mann, jede gelbe Lampe, eine nach der anderen. In den meisten Fällen war die Lösung lächerlich klein, ein Wert in der Steuerung angepasst, und die Störung war nicht behandelt, sondern weg. Über die Zeit hat sich das Verhältnis umgedreht: vorher fast nur Feuerwehr, am Ende fast nur noch geplante Arbeit. So sieht eine Schwachstellenanalyse in der Praxis aus. Kein Werkzeug, sondern die Entscheidung, die immer gleichen Störungen nicht länger als Naturgesetz zu behandeln.

Zwei Dinge haben dabei den Ausschlag gegeben. Erstens: Eine Störung, die man nur wegdrückt und nicht aufschreibt, kommt wieder, und der Nächste fängt bei null an und macht genau dasselbe. So bleibt man ewig gleich weit. Also haben wir jede Störung festgehalten, was war und was getan wurde. Zweitens: Was sporadisch wiederkam, haben wir nicht länger von Hand aufgefangen, sondern mit einem geplanten Auftrag aus der Welt geschafft. Kommt derselbe Fehler alle paar Monate, baust du das Teil um oder tauschst es planmäßig, bevor es dich wieder überrascht. Das kostet einmal Kopf und ist dann erledigt, statt zehnmal im Stress.

Die gefährlichste Schwachstelle ist die, die schon als normal gilt

Die Schwachstelle, die dich wirklich trifft, ist selten die laute. Es ist die, die so lange da ist, dass keiner sie mehr sieht. Wenn in deiner Liste zweihundert Überfällige stehen, nimmst du irgendwann keine davon mehr ernst und übersiehst genau die eine, die zählt. Dieselbe Müdigkeit gilt für die Kleinststörung: fünf, zehn Minuten, nicht der Rede wert. Aufs Jahr gerechnet sind das Stunden, in denen die Anlage nicht das gemacht hat, wofür sie da ist.

Deshalb fängt eine Schwachstellenanalyse mit einer Haltung an, bevor sie mit Daten anfängt: Nichts, was sich wiederholt, ist normal, nur weil es sich wiederholt. Störungen, die man seit Jahren kennt, sind keine Eigenart der Maschine. Sie sind eine offene Rechnung, die noch keiner aufgemacht hat.

Schwachstellen stehen in den Daten, nicht in der Halle

Eine Schwachstelle findest du nicht beim Rundgang durch die Halle. Beim Rundgang siehst du, was heute kaputt ist. Du siehst nicht, was in den letzten zwei Jahren dreimal so oft kaputt war wie früher. Diese Verschiebung steht nur in den Daten, in dem, was du bei jeder Störung nachhältst.

Aus meiner Erfahrung ist genau diese schleichende Verschiebung die eigentliche Schwachstelle. Du kaufst ein Ersatzteil irgendwann nicht mehr beim Hersteller, weil der das Vierfache verlangt, sondern woanders. Und auf einmal kommt derselbe Fehler öfter. Am Anfang alle 250 Tage, dann alle 60, und merken tut das kein Mensch, weil niemand die Abstände nebeneinanderlegt. Ohne Zahlen reicht das Bauchgefühl genau bis zum ersten wirklich teuren Ausfall.

Drei Signale zeigen dir, wo die Schwachstellen liegen. Erstens die Störhäufigkeit: Wie oft steht dasselbe Teil? Wie lange es im Schnitt zwischen zwei Ausfällen durchhält, misst die MTBF. Zweitens die Folgekosten: Was kostet der einzelne Ausfall an Instandsetzung und an Stillstand, nicht nur das Ersatzteil. Drittens die Richtung: Bewegt sich der Anteil reaktiver gegenüber geplanter Arbeit? Das ist die Instandhaltungsquote, und sie ist die ehrlichste Erfolgskontrolle der ganzen Analyse. Wie du diese Zahlen überhaupt erst ans Laufen bringst, steht im Artikel zum Einführen von Kennzahlen. In über zwanzig Jahren als Instandhaltungsleiter habe ich keine Schwachstelle gefunden, die nicht vorher in den Daten gestanden hätte. Man muss sie nur erfassen und dann auch anschauen.

Schwachstelle, Kritikalität und Störungsursache sind drei verschiedene Fragen

Diese drei Begriffe werden ständig durcheinandergeworfen, dabei beantworten sie drei verschiedene Fragen. Die Schwachstellenanalyse fragt rückblickend: Welche Wiederholfehler haben mich tatsächlich am meisten gekostet, und in welcher Reihenfolge gehe ich sie an? Sie liefert die Liste.

Die Störungsanalyse kommt danach. Sie nimmt sich einen Fall von dieser Liste vor und fragt: Warum geht dieses Teil überhaupt kaputt? Das ist die Ursachensuche am Einzelfall, und die Schwachstellenanalyse sagt dir, welcher Fall die Mühe wert ist.

Die Kritikalitätsanalyse fragt etwas ganz anderes, und zwar vorausschauend: Was legt den Betrieb lahm, wenn es steht, egal ob es bisher je gestört hat? Sie bewertet die Bedeutung einer Anlage, nicht ihre bisherige Ausfallhäufigkeit. Eine Maschine kann seit Jahren tadellos laufen und trotzdem hochkritisch sein, weil ohne sie alles andere steht. Kurz: Schwachstelle ist Häufigkeit aus der Vergangenheit, Kritikalität ist Bedeutung in der Zukunft. Beide priorisieren, aber auf verschiedenen Achsen, und im Alltag brauchst du beide.

Die Analyse selbst macht kein Programm für dich, das Ranking der Fälle bleibt beim Menschen, der den Betrieb kennt. Was eine Software leistet, ist der Teil davor: Sie hält jede Störung sauber nach und legt die Abstände nebeneinander, sodass die schleichende Verschiebung auffällt, statt unterzugehen. Ein System, das die immer gleichen Fehler nur verwaltet, statt sie sichtbar zu machen, hilft dir dabei nicht. Wenn du sehen willst, wie sich Störmeldungen, Wiederholfehler und die reaktiv-geplant-Quote in einem System zusammenführen lassen, buch dir eine unverbindliche Demo.